Privacybeleid & cookies

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Atitex is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Contactformulier (website)

Wanneer u ons contactformulier invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres, en het bericht dat u stuurt. Deze gegevens worden verwerkt door Formcarry en direct naar ons e-mailadres doorgestuurd. Formcarry slaat de inzending op servers binnen de Europese Unie op; wij bewaren ze zelf niet in een eigen database.

Boekingskalender (Cal.com)

Wanneer u via onze contactpagina een gesprek inplant, verwerkt Cal.com (cal.eu) de gegevens die u daarbij invult, doorgaans naam, e-mailadres en het gekozen tijdstip, om de afspraak te bevestigen en een herinnering te sturen. Zie het privacybeleid van Cal.com.

Klantenportaal

Als klant van Atitex krijgt u toegang tot ons beveiligd klantenportaal. Daarbij verwerken wij:

• Bedrijfsgegevens (naam, ondernemingsnummer)
• Toegangscodes en wachtwoorden (onleesbaar opgeslagen)
• Bestanden die u uploadt of die wij met u delen
• Antwoorden op vragenlijsten
• Sessiegegevens (IP-adres, browser-fingerprint) voor beveiliging

AI-assistent op de website

Op onze website staat een assistent (“Vraag het ons”) en op de pagina van Atitex Flow een veld waarin u uw proces kunt beschrijven. Wat u daarin typt, sturen wij door naar Anthropic, de aanbieder van het taalmodel, om er een antwoord mee te maken. Anthropic verwerkt die gegevens in de Verenigde Staten.

Wij bewaren die gesprekken niet: er komt geen database aan te pas en wij kunnen ze achteraf niet teruglezen. Anthropic gebruikt de inhoud volgens haar eigen voorwaarden niet om modellen te trainen. Typ er toch liever geen persoonsgegevens in; wilt u iets vertrouwelijks kwijt, gebruik dan het contactformulier of mail ons rechtstreeks.

Logbestanden & beveiliging

Voor de beveiliging van het portaal registreren wij inlogpogingen (inclusief IP-adres en tijdstip). Deze logs worden automatisch opgeschoond na 90 dagen en dienen uitsluitend om ongeoorloofde toegang te detecteren en voorkomen.

3. Op welke basis verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG), wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de dienstverlening aan u als klant
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), voor beveiliging van onze systemen, fraudepreventie en inlogmonitoring
• Toestemming (art. 6.1.a AVG), wanneer u vrijwillig ons contactformulier invult of een gesprek inplant

4. Delen wij uw gegevens met derden?

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

• Hostinger (hosting), onze website en het klantenportaal worden gehost bij Hostinger International Ltd. Uw gegevens worden verwerkt binnen de EU.
• Umami Cloud (Umami Software, Verenigde Staten, servers in de EU en de VS): telt paginaweergaven zonder cookies en zonder uw IP-adres te bewaren, zodat wij weten welke pagina's gelezen worden.
• Formcarry: verwerkt contactformulierverzendingen en slaat die op in datacenters binnen de EU. Zie hun privacybeleid.
• Cal.com: verwerkt boekingen via onze kalender. Wij gebruiken hun EU-instantie (cal.eu). Zie hun privacybeleid.
• Anthropic (Verenigde Staten): verwerkt wat u in de assistent of in het inschattingsveld typt, uitsluitend om daar een antwoord op te geven. Doorgifte buiten de EER is gedekt door standaardcontractbepalingen. Zie hun privacybeleid.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Het contactformulier, de boekingskalender en het klantenportaal worden binnen de Europese Unie verwerkt. Alleen voor de AI-assistent vindt verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaats; die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Cookies

Onze hoofdwebsite (atitex.be) gebruikt geen tracking cookies. Bij het bezoeken van de website zelf wordt één strikt noodzakelijke cookie geplaatst zodra u op de taalwissel klikt (atitex_taal). Die onthoudt alleen uw taalkeuze, bevat geen persoonlijke gegevens en vervalt na een jaar. Voor deze cookie is geen toestemming vereist conform de ePrivacy-richtlijn (art. 5.3). De ingesloten boekingskalender (Cal.com) kan wel technische cookies plaatsen zodra u die widget gebruikt, zie hun privacybeleid hierboven.

Om te zien welke pagina's gelezen worden, tellen wij bezoeken met Umami Cloud, een dienst die daarvoor geen cookies plaatst en niets op uw toestel bewaart. Er wordt geen profiel van u opgebouwd en u bent er niet in te herkennen: Umami bewaart cijfers zoals bezochte pagina's, verwijzende site, land en soort toestel en browser, en bewaart uw IP-adres niet. Staat "niet volgen" (Do Not Track) aan in uw browser, dan wordt uw bezoek niet geteld. Omdat er niets op uw toestel geplaatst of uitgelezen wordt, is hiervoor geen toestemming vereist; de grondslag is ons gerechtvaardigd belang om te weten welke informatie op onze site nuttig is.

6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen. Zonder in details te treden over onze inrichting:

• Al het verkeer tussen uw browser en ons portaal is versleuteld
• Wachtwoorden bewaren wij onleesbaar; ook wij kunnen ze niet uitlezen
• Beheerders loggen in met een tweede stap naast hun wachtwoord
• Elke klant ziet uitsluitend het eigen dossier en de eigen documenten
• Formulieren en sessies zijn afgeschermd tegen misbruik van buitenaf, met een automatische afmelding na inactiviteit
• Herhaalde mislukte inlogpogingen worden geblokkeerd
• Inlogpogingen worden geregistreerd om ongeoorloofde toegang te zien, en na 90 dagen gewist

Welke maatregelen precies bij een project passen, hangt af van wat er verwerkt wordt. Dat leggen wij per opdracht vast en bespreken wij met u, niet op deze pagina.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Contactformulier: berichten komen direct in onze mailbox en worden verwijderd zodra het gesprek is afgerond. De inzending bij Formcarry verwijderen wij zodra wij die niet meer nodig hebben
• AI-assistent: gesprekken worden door ons niet bewaard
• Klantenportaal: gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de samenwerking en tot 12 maanden na beëindiging, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen
• Beveiligingslogs: maximaal 90 dagen

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te wissen ("recht om vergeten te worden")
• Beperking: u kunt de verwerking laten beperken
• Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekken van toestemming: hebt u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken. Dat doet niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór

Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar alessio@atitex.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

Indien u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

9. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij significante wijzigingen zullen wij dit kenbaar maken via onze website.